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前言
我入职以来，老板让我调研一个事情，也就是老板的一个需求。这个需求是：“管理公司所有的文档，材料，彩页等数字资产”，公司属于分布式的，在全国四个地方都有办公室，难点其实是很多的。这对我刚入职的小白来讲，确实是一场洗礼。
现状与痛点
痛点一
因为大家都是不同的办公室，所以这道天然的物理距离产生了不少的麻烦，大的文件只能依赖百度云来传输。小的文件通过微信来传，因为大家用的都是个人的微信，一旦资料发出去，就有可能下载到自己的本地，所以微信占据了太多的存储空间。
微信也不太敢清空，一旦清空或者长时间不下载，这个资料就没有了，这是一件非常恐怖的事情。
还好的就是我们有邮箱，可以通过邮箱附件去发送文件。一开始公司买的阿里邮箱企业版，邮箱价格合理，发送资料确实方便，但是大文件就不方便了。而且附近必须下载到本地，这也是非常恶心的。
痛点二
必须使用Word。现在飞书、腾讯文档等都支持了协同编辑。但是都不直接支持Word、PPT。我们公司用的就是Word来编写，老板也默认不会考虑WPS等软件的。
即使有免费好用的飞书等、也不会考虑。
需求的拆分
最底层的需求
存储的需求。这是最基础的。毕竟要用到云存储，服务器的可靠性非常的重要。百度云这种虽然空间大，也好用，但是架不住公司人多啊，每个人一个会员也是不太现实的。不开会员限速，会严重影响办公的效率的。
满足该需求非常好的国内厂家有坚果云，我也体验过，确实不错。
附加的条件需求
公司的文档都是Word，为了排版等问题，不会考虑Office以外的软件。所以能满足这个条件的只有微软自家的产品了。
这个产品就是贵的要死的SharePoint。虽然贵，但是也只有它满足附加的需求。所以选择产品的关键就是看中核心需求。其他的重要但是可以放在后面去考虑。
我们用SharePoint做了什么事情
事情一、邮箱
这个事情也是第一个事情，就是邮箱，我们不再使用阿里邮箱企业版，我们直接使用了Exchange。订阅SharePoint之后会提供邮箱服务的，因为每个人的账号就是一个邮箱，之后所有的逻辑都是基于邮箱来展开的。
可以把公司的域名绑定上去，这样原本很长的一个邮箱后缀就成了企业的域名了。如果有很多个域名也没问题，Exchange可以绑定很多个域名的。这样就可以给邮箱起一个一个的别名，在不同的场合留下不同的邮箱，但是最终都会在一个邮箱中收到邮件。
事情二、部门资料
公司有技术部门、销售部门、商务部门、财务部门。不同的部门资料各不相同，所以SharePoint的站点就解决了这个问题。每一个部门都可以设立一个自己部门的站点，该站点的资料只有本部门的人可以查阅，其他部门的人是不可以查阅的。这样就解决了资料的存储问题和保密问题。
部门的站点也可以作为一个收件箱，比如Sales站点，当有客户给Sales发邮件，该站点的人员都可以看到该客户发送的资料。任何一个人都可以回复这个客户。
不同的部门资料其实存在交叉的。比如一些公司的公开资料，那么一个公开资料站点就解决了这个问题。任何一个员工都可以自己在这个站点下载资料，而不需要微信问同事了，直接提高了公司的效率。
事件三、事件资料
公司有市场部门，每一次市场活动会涉及到不同的人员。和某一个市场活动相关的资料都存储在该站点，那么及时来了新人，他直接就可以看到整个市场活动的始终，从而快速上手、尽快的和其他同事配合起来。
事件四、对外资料
公司毕竟是做技术的，交付给客户的产品除了硬件就是软件和文档了。文档会一直在修订，软件也是一直在更新。为了大家的版本能够统一，每次拿资料的时候，大家都去一个站点去拿，这样交付给客户的版本就可以保证是最新的版本。
事件五、 报销站点
用SharePoint站点来做报销是非常方便的。之前大家都是用财务给的Excel模版去写。但是问题肯定会有的，Excel的格式会乱，财务小姐姐因为这个问题老头疼了。
SharePoint的Lists功能，大家的报销只需要填写表单就可以了。填写完之后，财务可以方便的进行审核，以便报销。